Időgazdálkodás – 15+1 tipp az idő hatékony beosztásához

2023.08.02. Olvasási idő: 7 perc

Vállalkozó lettél? Vagy csak éppen összecsaptak a fejed fölött a hullámok? Akkor az időgazdálkodás számodra is egy rendkívül fontos tényező, hiszen egyébként nem fogod tudni sikeresen menedzselni feladataidat.

A jó hír, hogy nem te vagy az egyetlen, aki időgazdálkodási problémákkal küzd. Már régóta foglalkoztatja az embereket, hogy miként tudnak a leggyorsabban és a leghatékonyabban végezni egy-egy feladattal. Mivel minden ember más-más ezért szinte biztos, hogy nem találsz rá egyből a legjobb megoldásra, de ez a cikk kiváló kiinduló pont lesz számodra, hogy kísérletezz a legjobb időgazdálkodási technikákkal.

A 15+1 legjobb időgazdálkodási technika

GTD (Getting Things Done) időgazdálkodási technika

A GTD (Getting Things Done) időgazdálkodási módszer egy hatékony és elterjedt produktivitási technika, melyet David Allen amerikai coach és szervezetfejlesztő fejlesztett ki. A GTD rendszer célja, hogy segítsen az embereknek hatékonyabban kezelni az időt, csökkenteni a stresszt és rendszerezetten kezelni a feladatokat és a projektjeiket.

A GTD alapelvei a következők:

• Begyűjtés: Gyűjtsünk össze minden olyan teendőt, feladatot, projektet, amivel foglalkoznunk kellene. Ez magába foglalja az emlékeztetőket, jegyzeteket, e-maileket, befejezetlen dolgokat stb.
• Feldolgozás: Vegyük sorra az összegyűjtött dolgokat egyenként. Döntsünk róluk, hogy elvégezzük, kidobjuk, vagy esetleg további lépésekre van szükségük.
• Szervezés: Rendezzük be a feladatokat és projektjeinket kategóriákba, kontextusokba (pl. otthon, munkahely, telefon stb.) és határidők szerint.
• Tevékenységvégrehajtás: Az adott pillanatban csak az adott kontextusban releváns feladatokra koncentráljunk. Az összes többit tegyük félre.
• Felülvizsgálat: Időről időre tekintsünk át az összes feladatot és projektet. Bizonyos időközönként vegyük át az egész rendszert, győződjünk meg róla, hogy semmi sem maradt le.

A GTD rendszer hangsúlyozza a megbízható és egyszerű eszközök használatát, mint például jegyzettömbök, eseménynaptárak, mappák, emlékeztetők és az elektronikus eszközöket, mint például az e-mail és a teendők kezelésére szolgáló alkalmazások.

A módszer alapja, hogy az emberek számára az agyban lévő „nyitott hurok” (az elvégzendő feladatokra, projektekre való folyamatos gondolatok és emlékeztetők) egy stresszes állapotot okoz, mivel az emberek folyamatosan próbálnak emlékezni mindenre, és félnek, hogy valamit elfelejtenek. A GTD segítségével az emberek kiszervezik ezeket az emlékeztetőket és feladatokat egy megbízható rendszerbe, így felszabadítják az agyban lévő terhelést és jobban tudnak koncentrálni az adott pillanatban elvégzendő feladatokra.

Pomodoro technika időgazdálkodási technika

A Pomodoro technika egy olyan időgazdálkodási technika, amelyet a hatékonyság növelésére és a produktivitás javítására fejlesztettek ki. A technika lényege, hogy munka- és pihenőidőket váltogatunk, hogy jobban koncentráljunk és kevésbé érezzük magunkat kimerültnek vagy lefáradtnak.

Fun fact: A Pomodoro technika nevét egy konyhai időzítőről kapta, amely egy paradicsom (olaszul: „pomodoro”) formájú volt és ez szolgált az alapötletként.

A Pomodoro technika főbb lépései:

• Célkitűzés: Válassz ki egy konkrét feladatot vagy projektet, amit be szeretnél fejezni.
• Beállítás: Állítsd be az időzítőt 25 percre (egy „pomodoro” időszakra). Ez az első munkakör, amelyet végrehajtasz.
• Munka: Koncentrálj és dolgozz a kiválasztott feladaton, amíg el nem telik a 25 perc. Semmi ne vonja le a figyelmed!
• Szünet: Amikor letelik a 25 perc, vedd észre az erőfeszítést egy kis szünettel (általában 5 perc) jutalmazva. Lazíts, távozz a számítógéptől, vagy csinálj valami mást, ami segít feltöltődni.

Pomodoro ciklus: Ismételd meg a 25 perces munka- és 5 perces szünetidőszakot háromszor egymás után.

Hosszabb szünet: Miután négy pomodoro ciklus véget ér, tartass egy hosszabb szünetet (általában 15-30 perc). Ez segít a pihenésben és a frissesség megőrzésében.

A Pomodoro technika alkalmazásával előnyös, hogy rövid időszakokban történik a munka, ami segít megelőzni a túlzott kimerülést és a figyelem elvesztését hosszabb ideig tartó munka során. Emellett a szünetek lehetővé teszik, hogy agyunk pihenjen, és hatékonyabban tudjuk folytatni a munkát, amikor újra a feladatra összpontosítunk.

Vállalkozóknak mi ezt a technikát javasoljuk a leginkább. Céget vezetni soha véget nem érő feladat, mindig lesz teendő és mindig lesz valamilyen feladat, amibe legszívesebben beleugranánk. Azonban a hatékony működés miatt fontos, hogy koncentráltan és rendezetten tegyük ezt.

Ha úgy érzed, hogy a pénzügyekre, számlázásra és adminisztrációra túl sok időd megy el, akkor próbáld ki a faktoringot. Segítségével neked csak számláznod kell minden más terhet leveszünk a válladról. Ráadásul bevételeidre 24 óránál többet nem fogsz várni!

Érdemes kipróbálnod kalkulátorunkat, ugyanis a fakorálás kiszámítható, kedvező költségekkel működő pénzügyi megoldás vállalkozásodnak!

Eisenhower mátrix időgazdálkodási technika

A „Eisenhower mátrix” egy hatékony időgazdálkodási technika, amelyet a volt amerikai elnök, Dwight D. Eisenhower nevéhez kapcsolnak. A módszer segít a prioritások meghatározásában és az idő jobb kihasználásában, különösen a teendők és feladatok rangsorolásában. Az alapelve az, hogy a teendők „sürgősek” és „fontosak” csoportokba rendezése révén hatékonyabban kezelhetjük az időnket.

Az Eisenhower mátrix négy részre osztja az összes feladatot a következő módon:

• Sürgős és fontos (Do First – „Először csináld meg”):

Ezek azonnali figyelmet és tevékenységet igényelnek. Ezek az olyan sürgős és fontos feladatok, amelyek nem halaszthatók, és azonnali intézkedést kívánnak. Ide tartoznak a határidős projektek, vészhelyzetek és olyan feladatok, amelyek a teljesítményt és a céljainkat közvetlenül érintik.

• Fontos, de nem sürgős (Schedule – „Ütemezd be”):

Ezek olyan fontos feladatok, amelyeknek nincs szükségük azonnali figyelemre, de hosszabb távon jelentős hatással lehetnek a céljainkra. Ezekhez határidőt állítunk be és tervezetten dolgozunk rajtuk. Például olyan projektek, amelyeknek megvan a határideje, de még nem sürgetőek, vagy olyan tevékenységek, amelyek elősegítik a hosszú távú fejlődést.

 

• Sürgős, de nem fontos (Delegate – „Delegáld”):

Ezek azonnali figyelmet igényelnek, de nem feltétlenül fontosak számodra és nem segítik elő a hosszú távú célokat. Ezeket a feladatokat jobb átadni másoknak, ha van rá lehetőség. Ez segít időt megtakarítani és energiát szabadít fel az igazán fontos dolgokra összpontosításra.

• Nem sürgős és nem fontos (Delete – „Töröld”):

Ezek olyan tevékenységek, amelyek nem sürgősek és nem járulnak hozzá a céljaidhoz. Felesleges időt és erőforrásokat vesznek el. Ezen feladatok eldobásával időt takaríthatsz meg más fontos feladatokra való koncentrálásra.

A módszer lényege, hogy megkülönböztesse azonnali intézkedést igénylő sürgős és fontos teendőket a hosszú távon lényeges, de kevésbé sürgető feladatoktól.

Eat the Frog elv

Eat the Frog elv egy időgazdálkodási technika, amelyet Brian Tracy neves motivációs szakértő és író dolgozott ki. A kifejezés eredete a francia író és filozófus, Mark Twain híres idézete: ” If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.” Magyarul nagyjából a következő módon fordítható: „Ha a munkád, hogy megegyél egy békát, akkor a legjobb, ha ezt elsőként teszed meg reggel. Ha a munkád, hogy kettő békát egyél, akkor a legjobb, ha a nagyobbal kezded.”

Az „Eat the Frog” technika alapgondolata az, hogy ha a legnehezebb vagy legfontosabb feladatot kezdjük el először a napunk során, akkor minden más dolog könnyebben fog menni utána. A „béka” a jelképe annak a feladatnak, amit leginkább elkerülnénk, általában azért, mert nehéz, unalmas vagy időigényes.

A technika lényege:

• Határozzuk meg a prioritásokat: Aznapra állítsunk fel egy listát a teendőinkről, és rangsoroljuk őket fontosság és sürgősség szerint. Az „Eat the Frog” alapelv azt tanítja, hogy kezdjük a legfontosabb és legnehezebb feladattal.
• Kezdjük a „békával”: Amint kiválasztottuk a legfontosabb feladatot, amit meg kell tennünk aznap, kezdjünk hozzá azonnal. Ne halogassuk, ne engedjünk a kísértésnek, hogy előbb könnyebb vagy kellemesebb feladatokkal foglalkozzunk.
• A koncentráció időszakában fókuszáljunk: Amikor elkezdünk az első feladaton dolgozni, kerüljük el az zavarokat, és koncentráljunk kizárólag a feladatra egy meghatározott időszakban (például 25-30 perc, majd pihenő után ismét).
• Ünnepeljük az eredményeket: Ha sikerült elvégezni a legfontosabb feladatot, érezhetjük a siker örömét, ami motiválhat minket a további feladatok elvégzésére is.

ABC prioritások időgazdálkodási technika

Ez a módszer segít rangsorolni a teendőket fontosságuk és sürgősségük alapján, hogy hatékonyabban kezeljük az időnket és fókuszáljunk a legfontosabb feladatokra. Az „ABC” három szintű osztályozást jelent a feladatok számára:

• A kategória (Fontos és sürgős): Ezek a feladatok azonnali figyelmet és cselekvést igényelnek, mivel fontosak és sürgősek is. Például: határidős projektek, sürgős ügyfelek, váratlan problémák.
• B kategória (Fontos, de nem sürgős): Ezek a feladatok fontosak, de nincs sürgős határidejük. Így prioritásuk alacsonyabb, de mégis időt kell szánni rájuk, hogy elkerüljük, hogy később sürgőssé váljanak. Például: hosszabb távú projektek, tervezés, tanulás, kapcsolatépítés.
• C kategória (Nem fontos, nem sürgős): Ezek a feladatok nem fontosak és nem is sürgősek, így általában elhanyagolhatóak. Ide tartoznak olyan tevékenységek, amelyek nem járulnak hozzá jelentős mértékben a céljaink eléréséhez, és csak elvonják az időnket. Például: ideiglenes szórakozás, felesleges tevékenységek.

Time Blocking időgazdálkodási technika

Az időgazdálkodási technika, amit „Time Blocking” néven ismerünk, arra épül, hogy az időt blokkokba osztjuk, és minden blokkot egy adott tevékenységnek vagy feladatnak szentelünk. Ez a módszer segíti az embereket, hogy hatékonyabban kezeljék az idejüket, koncentráltabban dolgozzanak, és csökkentsék az elterelő tényezők hatását.

Az alapelvek a következők:

• Blokkolás: A napot kisebb időintervallumokra (általában 30 perctől 2 óráig terjedően) osztjuk. Ezeket az időblokkokat konkrét feladatoknak, projekt részeknek vagy tevékenységeknek szenteljük.
• Prioritások beállítása: Aznap reggel, vagy az előző nap este határozzuk meg a legfontosabb feladatainkat, és rendeljünk prioritást azoknak. Ezek azok a feladatok, amiket a blokkolás során először végzünk el.
• Ne zavarj időszakok: A Time Blocking-ot akkor érhetjük el legjobban, ha környezetünket arra tervezzük, hogy minimalizáljuk a zavaró tényezőket. Az elérhetőségünk korlátozása, a közösségi média és az e-mailek ellenőrzésének csökkentése az adott blokk idején nagyban segíti a hatékonyságot.
• Rugalmas és realisztikus tervezés: Fontos, hogy a tervezett blokkok rugalmasak legyenek, és hagyjunk időt a váratlan eseményekre vagy az adott feladatok felmerülő nehézségeire. Ne tervezzük túl a napot, mert ez csak stresszt okozhat, ha nem tudjuk mindent időben elvégezni.
• Szünetek: Az intenzív munka mellett fontosak a szünetek is. Tervezzünk be rendszeres pihenőidőket, hogy az agyunk frissen maradjon, és fokozzuk a produktivitást.
• Értékelés és tanulás: Aznap végén érdemes átnézni, hogy hogyan sikerült betartani az előre tervezett blokkokat, milyen feladatokra jutott elég idő, és mit lehetne a következő napon vagy héten jobban csinálni.

Batching időgazdálkodási technika

A „batching” időgazdálkodási technika arra összpontosít, hogy hasonló típusú feladatokat vagy tevékenységeket csoportosítsunk össze, majd egyszerre végezzük el őket egy adott időszakban. Ez a módszer lehetővé teszi, hogy hatékonyabban és hatékonyabban dolgozzunk, mivel csökkentheti az átállásokra fordított időt és energiát, valamint javíthatja a koncentrációt és a fókuszt.

Például, ha a napi teendőid között számos e-mailt kell írnod, a „batching” technikával összevonhatod az e-mailek megválaszolását, így egyszerre, például reggel vagy délután egyszer, elintézed mindegyiket. Ezáltal nem kell folyamatosan váltogatnod a feladatok között, és hatékonyabban végezheted a munkát.

Néhány előnye a „batching” időgazdálkodási technikának:

• Csökkenti az átállásra fordított időt: A különböző típusú feladatok közötti váltások általában időigényesek és ronthatják a hatékonyságot. A csoportosított feladatokkal egyszerre maradsz egy adott típusnál, ami minimalizálja az átállási időt.
• Fokozza a hatékonyságot: A hasonló feladatok csoportosítása segít, hogy gyorsabban és hatékonyabban végezd el őket, mivel ugyanazokra a képességekre és ismeretekre lehet szükség.
• Fókusz javítása: Az időtömbökben való munka lehetővé teszi, hogy jobban koncentrálj az adott típusú feladatokra, ami segít a jobb teljesítmény elérésében.
• Stressz csökkentése: A csoportosított tevékenységek csökkenthetik a stresszt, mivel átláthatóbbá és kezelhetőbbé teszik a teendőket.

További időgazdálkodási technikák:

2 perces szabály

Ha egy feladat elvégzése csak 2 percet vesz igénybe vagy kevesebbet, akkor azt azonnal végezd el, hogy ne halogasd, és ne vesztegesd az idődet.

Időjegyzetek (Timeboxing)

A Timeboxing technika azt jelenti, hogy előre meghatározott időintervallumokat jelölünk ki a különböző tevékenységekhez vagy projektekhez, és ezen időintervallumok alatt a lehető legtöbbet próbáljuk elvégezni.

Környezet optimalizálása

Hozz létre olyan munkakörnyezetet, amely minimalizálja a zavaró tényezőket és maximalizálja a termelékenységet. Például csendes helyen dolgozni, ahol kevesebb a zavaró zaj, vagy kikapcsolni az értesítéseket a mobiltelefonon a munkaidő alatt.

Online lehetőségek

Természetesen ne menjünk el olyan online alkalmazások mellett sem, mint például a Trello, a Clickup vagy a JIRA, amelyek szintén hozzájárulnak a hatékony működéshez.

Mi a közös ezekben az időgazdálkodási módszerekben?

Ami biztos, hogy a feladatokat mindig priorizálással szükséges kezdeni. Ezt pedig őszintén bevallhatjuk, hogy nem egyszerű. Számos tényezőt kell figyelembe vennünk, hogy meg tudjuk állapítani melyik feladat a fontosabb. Vegyük figyelembe a határidőt, az elkészítési időt és az eredmény következményeit is.

Ha ezt megtanultuk, onnantól már csak tényleg néhány lépés, hogy rájöjjünk arra, hogy számunkra melyik a legjobb időgazdálkodási módszer.

A legjobb időgazdálkodási módszer vállalkozóknak

Vállalkozóknak örömmel ajánljuk a faktoringot, amellyel rengeteg időt spórolhat meg az adminisztráció csökkentésével.

A faktorálás során tulajdonképpen neked csak annyi a dolgod, hogy kiszámlázod partnerednek a díjadat és innentől kezdve mindent intézünk helyetted:

• A kommunikációt,
• az adminisztrációt,
• na és persze a pénz beszedését

Ugyanis a faktorálással nem kell napokat várnod a bevételedre, hanem már a számlakiállítás napján landolhat a számládon a pénz.Ez pedig garantáltan fellendíti az üzleted. Ráadásul a faktorálás díja rendkívül kedvező, amelyről meg is bizonyosodhatsz kalkulátorunk segítségével: